JDE |Assistant(e) Services Généraux CDI F/H - Clamart(92)

Au sein de l’équipe des services généraux de JDE, vous serez rattaché(e) au Responsable des Services Généraux des sièges de Paris et Clamart.

Votre mission consistera au quotidien à vous assurer que l’environnement de travail des collaborateurs de Clamart soit sûr, propre et fonctionnel.

Le poste s’articule autour des missions suivantes :

Activités :

Gestion du service courrier et réception/envoi de marchandises :

-Tri du courrier et dispatch dans les services

- Enregistrement des courriers recommandés avant distribution

- Réception des colis/palettes au quai de déchargement du bâtiment ; enregistrement et dispatch avant distribution /descente dans les réserves en sous-sol

- Préparation des colis à expédier ; avec le transporteur pour toute demande d’intervention ; descente des colis au quai de déchargement

Ronde bâtiment :

·      Effectue quotidiennement une ronde sur le site JDE pour vérifier :

Ø  Le bon état des salles de réunion (mobilier, présence fournitures, propreté…)

Ø  Le niveau du papier dans les copieurs/imprimantes :  en remet régulièrement dans les machines et passe commande quand nécessaire

Ø  Nettoie les machines à café – Remet du café quand nécessaire et passe les commandes de produits.

Suivi du contrat Sodexo :

·       S’assure de la qualité du service rendu par le prestataire FM sur le site JDE de Clamart via des RV hebdomadaires avec le responsable de site du prestataire et l’organisation de contrôles qualité

·       Veille au respect du Service Level Agreement contractuel

·       Escalade tous problèmes au prestataire et fait des demandes d’interventions ; reçoit les différents prestataires sur site.

Point de contact avec les différents acteurs du bâtiment Solaris (Propriétaire/Prestataires techniques/ PC sécurité) :

·       Est le point de contact JDE privilégié avec tous les différents acteurs du bâtiments SOLARIS : Mondelez ; Propriétaire ; RIE ; PC sécu et prestataires techniques du bâtiment

·       Escalade auprès de ces différents acteurs tous problèmes (électricité ; plomberie ; chauffage…) ;

accueille les prestataires du bâtiment sur le plateau JDE ; assure le suivi de la résolution des problèmes.

Sécurité/Gestion des badges :

·       Assure la relation avec le PC sécurité du bâtiment et gère les demandes de badges

·       Organise une visite sécurité du site pour tout nouvel embauché (issue de secours ; itinéraire à emprunter en cas d’évacuation et point de rassemblement)

·       Accueille les services de secours sur le site JDE et les guide jusqu’à le collaborateur concerné

·       Gère les badges de prêt ou visiteurs

Gestion administrative et financière :

·       Gère les stocks de fourniture et passe les commandes.

·       Saisie sur SAP les commandes afférentes aux Services Généraux pour le site de Clamart ; effectue les réceptions et vérifie le bon enregistrement/paiement des factures fournisseurs. Participe à l’élaboration du budget du service et assure son suivi.

·       Scanne quotidiennement les PVs reçus au prestataire du parc Autos.

·       Gère les véhicules de fonction sur parc (opérations d’attribution/restitution aux collaborateurs)

Gestion administrative en lien avec le service commercial :

·       Rédaction de contrats commerciaux selon un modèle pré-défini

·       Envoi, scan et classement de documents commerciaux

·       Gestion et envoi des échantillons pour les commerciaux Grands Comptes.

·       Intégration dans les systèmes de données commerciales